Quando se faz uma administração de condomínios uma dúvida que surge é qual a melhor conta a ser utilizada para emissão dos boletos: conta pool ou a conta própria do condomínio?
Para ajudá-lo a esclarecer as diferenças entre estes dois tipos de contas e entender qual a melhor opção para o seu condomínio, segue acompanhando nossa matéria!
Mas afinal, o que é conta pool e conta própria?
Primeiramente, precisamos esclarecer o que significa os termos conta pool e conta própria.
A conta pool é a conta bancária da Administradora. Nesta conta são creditados os depósitos de todos os condomínios administrados por ela.
Já o termo conta própria refere-se a conta bancária exclusiva de um condomínio, onde são realizados os débitos e créditos somente dele.
Vantagens e desvantagens entre conta pool x conta própria
Ao iniciar a gestão de um condomínio uma Administradora precisa definir junto com o síndico como serão as questões financeiras, entre elas qual será o tipo de conta bancária adotado.
Segue abaixo um quadro comparativo entre a conta pool x conta própria para que a escolha seja feita com cautela. Afinal de contas, a prestação contas do condomínio está entre as atribuições da função do síndico, que pode ser penalizado em seu descumprimento.
CNPJ
| Conta Pool | Conta Própria |
| A conta bancária é aberta sob o CNPJ da Administradora. | A conta bancária é aberta sob CNPJ do condomínio. |
Processos judiciais
| Conta Pool | Conta própria |
| A conta bancária da Administradora não é afetada em caso de processos judiciais contra o condomínio. | Em caso de ações judiciais, as contas bancárias vinculadas ao CNPJ do condomínio podem ficar com o dinheiro bloqueado. |
Riscos
| Conta Pool | Conta Própria |
| Mau uso do dinheiro do condomínio e falência da Administradora estão entre os riscos do uso da conta pool. | Maior controle dos saldos, pois os valores ficam separados dos demais condomínios |
Legalidade
| Conta Pool | Conta Própria |
| Uso legal | Uso legal |
Taxas bancárias
| Conta Pool | Conta própria |
| Os valores das taxas podem ser menores por ter um volume maior de transações bancárias. | Taxas maiores, menos credito bancário, pelo fato de ter emissão de boletos específico para um único condomínio. |
Auditoria fiscal
| Conta Pool | Conta própria |
| Não é possível uma auditoria fiscal, pelo fato que existe diversas transações bancárias de outros condomínios sendo realizados na mesma conta. | Em caso de dúvidas sobre a prestação de contas do condomínio é possível se fazer uma auditoria na conta bancária. |
Rentabilização
| Conta Pool | Conta Própria |
| A rentabilização fica para Administradora | Os saldos de fundo de reservas podem ser aplicados e gerar uma rentabilidade para o condomínio. |
Pagamento de contas
| Conta Pool | Conta Própria |
| A Administradora conta com maiores recursos financeiros para pagamento de contas, conseguindo honrar com todos os compromissos em dia. | Em caso de saldo negativo na conta bancária do condomínio, alguns compromissos contratuais podem não ser quitados em dia. |
Agilidade e Transparência
| Conta Pool | Conta Própria |
| Necessita de relatórios encaminhados pela administradora para conferência dos saldos | Em apenas alguns minutos é possível emitir o extrato bancário para averiguar o saldo do dia. |
Como se pode comparar, há vantagens e desvantagens entre o uso dos dois tipos de contas. É preciso ponderar qual delas será utilizada.
Em caso de condomínios pequenos, em que o síndico dispõe de pouco tempo para estar aprovando as contas e verificando os extratos bancários, o uso da conta pool se torna a opção mais indicada, deixando este controle todo para a Administradora.
Para as situações de condomínios com muitas despesas ordinárias e extraordinárias, onde há grande movimentação bancária, a administração via conta própria se torna a melhor opção. Desta forma, o sindico e os moradores poderão verificar com mais facilidade e precisão a autenticidade dos pagamentos realizados e se não houveram fraudes nas contas do condomínio.
Escolha da Administradora faz diferença no tipo de conta
Antes de decidir o tipo de conta que será adotada na gestão dos condomínios, um fator relevante é a escolha da Administradora que fará esta gestão.
Algumas administradoras só trabalham com emissão de boletos via conta pool e nem por isso, deixam de fazer uma prestação de contas transparente. Toda movimentação bancária é dada sua veracidade através da apresentação de comprovantes bancários, notas fiscais e relatórios.
Por isso, antes de decidir contratar uma Administradora é importante que se pesquise sobre ela, questione outros síndicos sobre a gestão oferecida e solicite que sejam apresentadas as ferramentas de gestão utilizada. Recursos como pastas digitais, por exemplo, facilitam que todos tenham acesso mensal a prestação de contas.
Desta forma, a maior desvantagem apresentada pelo uso da conta pool, que é a dificuldade de uma auditoria, pode ser facilmente desmitificada quando se tem uma Administradora séria e confiável fazendo a gestão.
Automação de boletos via conta pool e conta própria
Independente do tipo de conta escolhida, o uso de um sistema de gestão condominial auxilia uma Administradora a fazer a emissão dos boletos pela conta bancária desejada, apresentando de forma online os balancetes com os saldos mensais dos condomínios.
Inclusive, hoje no mercado imobiliário, já há sistemas de gestão condominial que apresentam recursos de automação da cobrança.
Sendo assim, a Administradora pode trabalhar com diversos condomínios, cada um com seu tipo de conta desejada, registrando e dando baixa de boletos toda automatizada, sem interferência manual nos lançamentos. Além disso, a taxa bancária aplicada para todos os boletos, seja conta própria ou pool se tornam o mesmo valor, o que deixa de ser uma vantagem apenas do uso da conta pool.
Como podemos perceber, não podemos somente comparar as vantagens e desvantagens do uso da conta pool e da conta própria. Precisamos levar em consideração nesta escolha a Administradora e as ferramentas de gestão que ela utiliza.
Portanto, a decisão pelo tipo de conta deve se basear na que melhor atenda as demandas do condomínio.
Ficou com dúvida sobre qual conta adotar na gestão do seu condomínio, compartilhe conosco! Nós podemos te ajudar!
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