Certificado Digital: tudo o que sua empresa precisa saber!

Certificado Digital tem validade jurídica, é um arquivo eletrônico que garante proteção às transações eletrônicas.

Quando ouvimos falar em Nota Fiscal Eletrônica, logo surge o termo certificado digital, você sabe em quais meios ele é utilizado? 

Desde a edição da Instrução Normativa RFB nº 969, em outubro de 2009, em que o uso de certificados digitais foi estabelecido no sistema de escrituração fiscal e contábil brasileiro, muitas dúvidas vêm surgindo.

Mas você sabe o que significa esta ferramenta e como ela funciona? Preparamos um post para ajudá-lo a esclarecer todas suas dúvidas em relação a este assunto. Confira!

O que é Certificado Digital?

Durante muito tempo, pessoas físicas e jurídicas usavam carimbos e selos para validar seus documentos, até chegar o certificado digital para modernizar todo esse sistema.

No ano de 2010 o uso do certificado se tornou obrigatório para as empresas que optaram pelos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real. 

Certificado digital é uma ferramenta que permite que transações eletrônicas sejam realizadas. Através dele é possível validar uma identidade virtual, autorizando diversos serviços como comércio eletrônico, assinatura de contratos digitais, operações bancárias virtuais, iniciativas de governo eletrônico, entre outras, sejam realizadas. Isso tudo sem requerer a presença física do interessado, somente sua identificação clara, pois o certificado garante uma validade jurídica das transações realizadas, realizando uma espécie de assinatura digital.

Eles são utilizados para autorizar uma série de serviços, como:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas
• Assinatura de documentos
• Adesão ao cadastro positivo
• Transações da previdência social e do FGTS
• Consulta dos dados do IRPF
• Entre outros serviços.

Quem precisa ter certificado digital?

Conforme legislação, todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica são obrigadas a ter o certificado digital, ou seja, todas as pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional, precisam emitir NF-e.

As pessoas físicas estão isentas da utilização da certificação digital.

Já as entidades sem fins lucrativos também estão obrigadas à entrega de declarações e demonstrativos com a utilização de certificado digital válido, de acordo com a legislação pertinente a cada assunto.

Como funciona o certificado digital

Esta funcionalidade permite que a empresa transmita as declarações diretamente para um órgão governamental, de forma segura e sigilosa.

Com o certificado digital é possível assinar os documentos, através de um mecanismo eletrônico que criptografa o processo e permite que somente o emissor e o receptor possam acessar os dados presentes ali.

Com o uso de certificado digital você consegue desburocratizar toda a validação de documentos, diminuindo a necessidade de cartórios e juntas comerciais.

Benefícios

Com o certificado digital é possível efetuar vários procedimentos, sem a necessidade de se deslocar até uma sede governamental ou de imprimir documentos. Além disso, a assinatura eletrônica traz muitos outros benefícios para as empresas, como:

• Desburocratização dos processos,
• Segurança nas transações eletrônicas
• Redução nos riscos de fraudes na empresa
• Diminuição de custos (dispensa o reconhecimento de firma em cartório)
• Economiza tempo, pois todo processo é eletrônico.

Quais são os tipos de certificado digital?

Existem modelos específicos de certificado digital para cada caso:

• E-cpf – Pessoa Física: é a versão digital do CPF (Cadastro de Pessoa Física), com a mesma validade, mas que permite realizar operações na internet.
• E-cnpj – Pessoa Jurídica: é a versão digital do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), com a mesma validade, mas que permite realizar operações na internet de forma segura e ágil.
• NF-e – Nota Fiscal Eletrônica: É o certificado para a emissão e armazenamento de notas fiscais eletrônicas. É uma das bases do SPED fiscal, o Sistema Público de Escrituração Digital, que foi desenvolvido para facilitar a emissão das notas fiscais de forma rápida e segura.

Existem dois modelos de certificado digital, o A1 e o A3. Em geral, eles são muito semelhantes quanto a sua funcionalidade. A empresa pode selecionar entre a certificação válida por um ano (A1) ou por três anos (A3). Estes modelos possuem formatos variados e vir em token, cartão, pen drive, ou mesmo em um arquivo eletrônico que será instalado no próprio computador.

• Certificado Digital A1: este modelo de certificado é instalado diretamente no computador do contribuinte. Ele dispensa o uso de token ou Smart Cards, o que permite que se instalem em várias máquinas, simultaneamente, da empresa. É o modelo mais barato, porém com validade apenas de 12 meses. Este tipo de certificado é o utilizado por softwares de emissão de notas fiscais, tornando a operação muito mais prática.
• Certificado Digital A2: utilizado exclusivamente para a assinatura digital.
• Certificado Digital A3: este modelo de certificado necessita de um hardware para instalação, ou seja, requer um dispositivo USB para validar sua certificação, como um token, pen drive ou cartão. Não necessita estar instalado em um computador, podendo ser levado a qualquer lugar.

Como obter o certificado digital

Para obter um certificado digital, o primeiro passo é o interessado escolher uma autoridade certificadora (AC) credenciada junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

As AC funcionam quase como um “cartório” digital. Há várias delas no mercado, todas subordinadas ao ICP-Brasil, serviço público criado em 2001, que monitora e regulamenta a emissão desses certificados no Brasil.

No site oficial do ITI, é possível identificar todas estas autoridades certificadoras.

Ficou com alguma dúvida sobre certificado digital? Deixe seu comentário abaixo!