Dicas que todo o administrador de condomínio deve saber

Fazer uma boa administração de condomínio não é uma atividade fácil, são muitos itens para a manutenção, atividades operacionais, gerenciamento de colaboradores, administração e contabilidade. Da mesma forma, o síndico deve estar sempre atento e preparado para regular o bem-estar e o ótimo relacionamento entre os seus condôminos.

Fizemos para você esta lista com 5 dicas para realizar uma boa administração, esta lista ajudará a melhorar a qualidade da administração do condomínio, gerando economia e oferecendo mais conforto para os moradores.

Seja paciente

Ser paciente é fundamental para todas as tarefas da vida, especialmente para desempenhar atividades que contém opiniões e necessidades de outras pessoas. Trata-se de prestar as funções com ética, sendo firme e justo nas suas decisões, destinando-se o que é melhor para os moradores. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos graves.

Outra dica é sempre comunicar os condôminos sobre as regras do condomínio. Seja sempre calmo e pacato ao tratar com os moradores sobre o que é certo e o que é errado.

Independente de qual for a situação, nunca tome atitudes com a cabeça quente. 

Manter a calma irá ajudar muito a administrar ocasiões que requerem sensatez.

Deixe organizado o seu setor administrativo

 Fazer a administração de finanças é algo complicado, principalmente quando você é responsável pelo financeiro de outras pessoas. Por isso, é preciso estar em dia com a parte financeira. Ainda por cima, deve-se acertar as seguintes linhas:

• Salário dos funcionários;
• Contas de água e luz;
• Impostos e taxas;
• Fornecedores.

Além do dinheiro, o administrador precisa ficar sempre alerta sobre problemas  administrativos, como:

• Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;
• Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;
• Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;
• Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo para com o prédio.

Contrate serviços para a manutenção do prédio

As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados. O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços. Ele deve:

• Acompanhar o andamento de obras realizadas no condomínio;
• Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;
• Cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.

No caso das obras, exija que a empreiteira identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.

Conte com assistência jurídica e contábil

O condomínio deve contar com a assistência de um advogado e um contador para que o administrador evite quaisquer problemas em relação ao setor jurídico quando for representar o prédio.

Do mesmo modo, a assistência jurídica é fundamental para recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e contribuição sindical. Também auxiliam no fornecimento das diretrizes do CAGED e RAIS para a Receita Federal e Ministério do Trabalho.

Prestação de contas

É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa prática deve ser obrigatória e periódica. O síndico deve ter tudo organizado e transparente para os moradores. Assim é dever ter:

• Caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca deixando-o no vermelho;
• Propor soluções para acabar com a inadimplência dos moradores;
• Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de realizar algum tipo de serviço no prédio;
• Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa.

Ser Síndico é uma tarefa para poucos

Se você é síndico, tenha orgulho do seu papel. É uma função cheia de desafios, o administrador é responsável pelos haveres de muita gente bem como o bem-estar de todos os moradores.

Agora que você conheceu as dicas que todo o administrador de condomínio deve saber, aproveite para conhecer o SAMI ERP++ e conte com o software mais completo do mercado imobiliário, com todas as informações atualizada da sua gestão em tempo real.