10 dicas sobre sistema de gestão de condomínios

A gestão de condomínios é um processo complexo, que envolve muita responsabilidade e eficiência. As exigências do mercado fazem com que as administradoras estejam sempre em busca de novas soluções para satisfazer seus clientes. Estamos vivendo numa era digital e o mercado imobiliário caminha nesta mesma direção.

Hoje no Brasil, já tem mais de um smartphone ativo por habitantes. Com o uso crescente de pesquisas realizadas através de aplicativos, as pessoas se acostumaram a ter mais agilidade e facilidades, não querem mais perder tempo com processos burocráticos.

Este comportamento dos consumidores faz com que os gestores de imobiliária tendam a adaptar a vida cotidiana do condomínio a este mercado digital.

Sabendo disso, o uso de um sistema de gestão de condomínios faz-se necessário para satisfazer as exigências mercadológicas e manter sua empresa ativa diante a concorrência.

Neste artigo trouxemos 10 motivos para sua administradora adotar um software para ajudar na gestão dos condomínios. Confira!

1. Inovação por meio de Apps – controle do condomínio na sua mão

Enfrentar a concorrência e se destacar no mercado exige das administradoras muita inovação. Um dos diferenciais no mercado imobiliário hoje em dia são os aplicativos moveis, personalizados para sua administradora.

O uso crescente do uso dos smartphones fez com que os aplicativos moveis caíssem no gosto das pessoas, sejam eles para qual for o assunto, deste um joguinho a uma gestão de condomínio.

Os aplicativos facilitam o dia a dia dos usuários. Em qualquer lugar, a qualquer hora síndicos e condôminos podem estar em acesso com sua administradora, mantendo uma comunicação fluida e irrestritíva, sem precisar esperar para ligar durante o horário de expediente.

Com o uso dos APPS é possível lembrar os condôminos, através de pushs disparados automaticamente, da data da convocação da assembleia, da reserva do salão de festa efetuada e da disponibilidade do boleto para pagamento.

Além disso, os Apps fortalecem a marca da sua empresa, construindo uma imagem inovadora e ajudando a ranquear seu nome nas pesquisas do Google.

2. Assembleia virtual – maior participação dos moradores nas decisões do condomínio

Cada vez é mais comum escutarmos as pessoas se queixarem que não tem tempo para mais nada. Participar de uma assembleia de condomínio é algo cada vez mais raro. Os horários das convocações não coincidem com as atividades do cotidiano.

Conforme pesquisa, hoje, apenas 17% dos condôminos comparecem nas assembleias físicas, enquanto 85% participam das assembleias virtuais.

Com isso, a tecnologia ganha cada vez mais espaço na vida das pessoas, tornando a assembleia virtual uma ferramenta indispensável na gestão condominial.

As principais vantagens da assembleia virtual são:

• Maior participação de moradores nas decisões do condomínio, podendo debater e votar do local onde estiver.
• Conseguir um quórum especial, que estabelece um número mínimo de condôminos para tomar determinadas resoluções, variável com o assunto a respeito do qual se discutirá e se deliberará.
• Propor debates a respeito dos itens da pauta da convocação da assembleia.
• Ter mais tempo para analisar os documentos/ orçamentos apresentados.
• Propor debates que consideram importantes para melhorar o dia a dia do condomínio.

3. Praticidade no dia a dia através da cobrança de boletos automatizada

Com a obrigatoriedade da cobrança registrada em todo o país, a emissão de boletos passou a ser um processo muito trabalhoso, exigindo um controle muito maior por parte das Administradoras, pois é necessário gerar o arquivo de remessa de todos os boletos e certificar-se que todos eles foram aceitos os registros na rede bancária.

Quando não se tem o controle destes registros a reclamação de um condômino que não consegue efetuar o pagamento do boleto vira um problema!

Além disso, sempre tem alguém que não paga o boleto em dia e necessita de uma 2º via atualizada, dai é necessário fazer o processo de baixa do registro anterior no banco, gerar um novo boleto com multa e juros, gerar o arquivo de remessa e registrar novamente.

Por mais facilitado que seja o processo num sistema, sempre é um tempo desperdiçado dos funcionários da administradora neste tipo de procedimento.

Para facilitar esta rotina, alguns softwares de gestão condominial já oferecem parcerias com empresa para automatizar o processo de cobrança dos boletos. A administradora só tem o trabalho de calcular o boleto, o resto do processo de emitir boleto, gerar 2º via com data atualizada e baixar os arquivos de retorno com os pagamentos ficam por conta da integração do sistema com a empresa de cobrança.

4. Portaria virtual – controle dos acessos no condomínio

Manter a segurança e o controle de acessos da portaria é um grande desafio para as administradoras de condomínio.

Sendo assim, um sistema de gestão de condomínios que oferece a ferramenta de Portaria Virtual ajuda a melhorar a comunicação entre portarias, moradores e administradora.

As principais vantagens da portaria online são:

• Segurança: acesso ao condomínio somente com identificação
• Controle de entrada e saída do prédio, podendo identificar quais são os prestadores de serviço ou visitantes que permanecem no prédio e para qual unidade foi autorizado seu acesso.
• Comunicação mais eficiente entre os moradores e portaria.
• Agilidade na liberação de acessos: a autorização de acesso pode ser feita antecipadamente pelo morador através do aplicativo, poupando tempo de espera e falhas.
• Controle gerencial: apresentação de gráficos dos tipos de acessos mais liberados no condomínio e por unidade.
• Monitoramento através de câmeras de segurança.
• Controle de pets do condomínio.

5. Cliente online – a área do condômino

Comodidade e praticidade são as palavras chaves na gestão de condomínios!

Com a correria do dia a dia as pessoas precisam acessar um boleto condominial para pagar de forma simples e rápida. Precisam reportar um problema ocorrido no condomínio à administradora, mas não tem tempo durante o horário comercial para estar ligando.

Do ponto de vista da administradora, serviços como reemissão de boletos demandam muito tempo dos funcionários no dia a dia. Sendo assim, torna-se fundamental a administradora oferecer para seus condôminos uma área exclusiva.

Com o cliente online acessível e atualizado em tempo real os moradores podem analisar os extratos do condomínio, emitir uma 2º via de boletos, fazer uma reserva do salão de festa, consultar os documentos, convenções, atas e regulamentos do condomínio, registrar uma ocorrência, entre outras vantagens.

6. Agilidade e confiabilidade através de relatórios com informações gerenciais

Diariamente, você toma decisões para atender as necessidades comerciais e financeiras da sua administradora e para isso, é necessário estar munido sobre todos os processos gerenciais para conseguir fazer uma boa gestão.

Um software de gestão eficiente proporciona em poucos cliques a emissão de relatórios gerenciais para controlar todos os assuntos pertinentes ao condomínio, com informações exatas.

Com extratos e balancetes diários é possível acompanhar como está a situação financeira do condomínio, se ele possui capital suficiente para honrar com todos os compromissos financeiros assumidos, os números de inadimplência, quais contas estão consumindo mais a receita do condomínio e assim por diante.

Uma vez que todos estes dados estejam agrupados e disponível em suas mãos, é possível apresentar em uma assembleia a prestação de contas e realinhar estratégias para melhorar o dia a dia no condomínio.

Uma administradora que detém um conhecimento mais profundo de todos os processos dos condomínios que administra é bem mais vista no mercado, pois consegue fazer uma administração mais transparente, ganhando mais credibilidade dos moradores na hora da escolha de uma nova gestão.

7. Controle da gestão financeira da empresa

Toda boa administração requer um controle financeiro. A gestão financeira é um processo que visa maxímixar os resultados de um negócio.

Este setor é o responsável por todo o sucesso dos demais setores da empresa. Ele precisa estar bem alinhado para que toda empresa tenha bom desempenho. Para uma gestão financeira de sucesso é preciso estar atendo aos seguintes itens:

• Fluxo de caixa: com um controle de fluxo de caixa é possível saber os dias de maiores recebimentos de receita e despesas, com isso, planejar os dias para pagamentos de contas, evitando que o caixa da imobiliária feche no vermelho.
• Contas a Pagar: o controle financeiro das contas a pagar fornece informações essenciais sobre todos os compromissos a pagar assumidos pela administradora, sobre quais contas deixou de pagar, evitando o pagamento de multa e juros e identificar quais os provisionamentos pode pagar antecipadamente para obter desconto.
• Contas a Receber: o controle de contas a receber de uma imobiliária consiste nas receitas originárias pelos boletos de condomínio no mês. Este controle permite identificar os ciclos de recebimentos e as datas de vencimentos dos boletos, assim como as inadimplências.
• Conciliação bancária: o processo de conciliação bancária consiste basicamente numa conferência das contas bancárias com o saldo dos extratos dos condomínios.

Gerenciar todos estes processos requer muito cuidado e responsabilidade.  Mas com um planejamento e com a ajuda de um sistema de gestão de condomínios esta tarefa é simplificada.

8. Mantenha a inadimplência sob controle

Inadimplência é dos grandes problemas a serem enfrentados nos condomínios, visto que o elevado índice vem crescendo, principalmente em tempos de crise.

A inadimplência onera a administração condominial de uma forma geral, pois prejudica qualquer tomada de decisão por parte da administradora e até mesmo aos moradores adimplentes. Quanto maior a divida do condomínio, maiores os juros a serem cobrados por contas que forem deixadas de serem pagas em dia.

Para que isso não vire uma bola de neve, a administradora precisa estar atenta aos atrasos e utilizar-se de recursos que um sistema de gestão condominial pode oferecer na cobrança da dívida, tais como:

• Disparos de pushs no aplicativo, comunicando que está disponível o boleto para pagamento.
• Envio automático do boleto de cobrança por e-mail
• Disponibilização da 2º via do boleto na área do cliente
• Envio automático de avisos comunicando sobre a data de vencimento do boleto.
• Envio de SMS sobre o atraso da taxa condominial
• Cobrança da dívida através de cartas de cobrança disparadas automaticamente para os e-mails dos condôminos.
• Controle jurídico de ações tomadas em relação a dívida.

9. Controle de Contatos – gerencie o atendimento do seu cliente

Como está a agenda de contatos realizadas pelos síndicos, condôminos e prestadores de serviços na sua administradora? Tudo registrado numa agenda ou em uma planilha de Excel!

E quando precisam consultar estes contatos realizados para poder dar um retorno é rápida esta busca?

Com o auxílio de um sistema de gestão condominial é possível ter um controle de todos os contatos realizados com a administradora de forma simples e rápida.

Todos os contatos ficam registrados no condomínio e nas unidades que realizaram o contato, como por exemplo, informações sobre um prestador de serviço que foi indicado por um síndico ou reclamações sobre uma infração cometida por uma unidade.

Com estes contatos reunidos em um CRM sua administradora pode adotar rotinas diárias para dar retornos dos contatos que estão pendentes, encaminhar os atendimentos para os assessores responsáveis, sem correr o risco da pessoa esquecer e acompanhar toda a parte do processo realizado, sem que o atendimento fique concentrado em um único funcionário, podendo ser consultado quando necessário.

10. Segurança de informações com o banco de dados na nuvem

Com o crescente aumento de ataques de rackers, a preocupação com a segurança dos dados tornou-se constante em todos os tipos de empresa, desde a micro-empresa até a multinacional.

Um dos bens mais preciosos de uma empresa são as informações sobre seus clientes, por isso, é fundamental manter o backup do seu banco de dados em segurança.

Uma das formas de evitar esta perda de dados por invasão na rede da imobiliária é manter uma cópia dos dados na nuvem. Vários sistemas já disponibilizam esta ferramenta, mantendo um espelhamento dos dados salvos em tempo real.

Caso ocorra um ataque, na mesma hora o espelhamento é interrompido, mantendo os dados salvos para serem restaurados após a remoção dos vírus.

Agora que você conheceu 10 vantagens para contratar um sistema de gestão de condomínios, aproveite para conhecer o SAMI ERP++ e conte com o software mais completo do mercado imobiliário, com todas as informações atualizada da sua gestão em tempo real.