Todo gestor que está em busca do sucesso do seu negócio sabe que o desempenho e a produtividade dos seus colaboradores impactam diretamente nos resultados. Por isso, investir no desenvolvimento de uma equipe de alta performance é primordial para seu negócio.
Neste post, separamos 5 ferramentas que todo gestor precisa adotar numa administradora de condomínios, que irão ajudar a transformar seu time em uma equipe de alta performance. Confira!
Benefícios de se investir em uma equipe de alta performance
Uma das atividades mais complexas da gestão de pessoas de uma organização, sem dúvidas, é a construção de uma equipe de alta performance.
Afinal de contas, não existe uma receita de bolo com o passo a passo para se chegar ao sucesso. Há também o fator de que muitas empresas não estão acostumadas a investir em ambientes que proporcione um crescimento de toda sua equipe.
Apesar de não ser uma tarefa fácil, a recompensa deste tipo de estratégia é surpreendente para os lucros de uma organização.
Entre osinúmeros benefícios que as equipes de alta performance oferecem para uma administradora de condomínios, podemos citar:
- Alta produtividade e mais entrega da equipe;
- Comprometimento com as atividades da empresa e engajamento nos objetivos estratégicos da empresa;
- Aumento nos lucros;
- Maior competitividade da administradora no mercado;
- Melhora continua dos processos e serviços ofertados aos condôminos;
- Retenção de talentos;
- Bom clima organizacional, onde o espirito colaborativo é maior entre todos os membros.
Ferramentas necessárias para atingir uma equipe de alta performance
A rotina de uma administradora de condomínios envolve vários processos burocráticos. Entre as principais atividades administrativas e financeiras dos assessores podemos citar os lançamentos na cobrança mensal das unidades, geração de prestações de contas, controle de contas a pagar e cobranças de unidades devedoras.
Temos também as atividades relacionadas a comunicação com os condôminos, mediando conflitos, respondendo chamados de manutenção, registros de ocorrências, disparos de emails e geração de convocações de assembleias.
Com tantas atividades, muitos profissionais do setor acabam se sentindo sobrecarregados e desmotivados.
Mesma coisa acaba acontecendo com os profissionais que ocupam uma posição de liderança. Diariamente é preciso estar desempenhando diversas atividades, como conhecer sua equipe, saber delegar tarefas, dar feedbacks, tomar decisões, gerenciar projetos, analisar os desempenhos e por fim, avaliar os resultados do negócio.
Por isso, o uso de ferramentas tecnológicas é essencial para que uma empresa consiga desenvolver uma equipe de alta performance e mantê-la como tal. Além de proporcionar aos gestores uma visão geral do negócio, ajuda a aumentar o engajamento dos funcionários e a produtividade num todo.
Confira as principais ferramentas que toda administradora de condomínios necessita para melhor o desempenho das suas atividades diárias.
1- Sistema de gestão WEB
Em lugar de destaque nas ferramentas tecnológicas para se alcançar uma equipe de alta performance está a adoção de um software de gestão condominial.
Este tipo de tecnologia proporciona mais eficiência sobre todos os processos e tarefas do dia a dia, automatizando processos burocráticos, apresentando dados mais precisos sobre a saúde do negócio e otimizando o tempo da equipe, que consegue se concentrar em atividades mais rentáveis para empresa, do que ficar desperdiçando tempo com processos burocráticos, como disparos de boletos por emails ou processando arquivos de retornos bancários.
2 – CRM para gestão de atendimentos
Sabe aquele atendimento realizado, anotado num papelzinho e depois esquecido de dar retorno ao cliente? Este processo, com certeza, não faz parte de uma equipe de alta performance.
O uso de um CRM precisa fazer parte do dia a dia da equipe para gerenciar os atendimentos prestados pela sua administradora de condomínios.
O CRM faz com que sua empresa tenha informações detalhadas sobre cada chamado aberto pelos síndicos, porteiros e condôminos. Seja para registrar uma ocorrência, solicitar uma manutenção condominial ou até mesmo para realizar uma reclamação sobre o barulho causado por um vizinho.
Este tipo de software facilita a gestão do relacionamento com os clientes, pois ele armazena os dados, como nome, telefone, email e todas as interações realizadas. Isso faz com que gestores possam acompanhar toda jornada do cliente e monitorar todos os status dos chamados.
A partir destas analises realizadas é possível propor cursos de capacitação para equipe relacionados a atendimento ao cliente ou buscar novas estratégias de conduta diante de situações expostas por síndicos e moradores.
3 – Plataforma omnichannel
Telefonia, chats, redes sociais, emails, … Com a grande disponibilidade de informações na internet e a grande variedade de canais de comunicação no mercado, o perfil dos consumidores vem se transformando.
Na era do imediatismo, a cada dia os clientes tem se tornado mais exigente, buscado novas experiências que lhes proporcione mais praticidade e agilidade para se comunicar com as empresas.
Essa mudança do comportamento dos clientes trouxe como consequência a necessidade de empresas adquirirem novas tecnologias, visando a organização de todas as informações oriundas de diversos canais.
As plataformas omnichanel estão se tornando a tendência do momento, pois seu uso facilita a rotina de uma administradora unificando diversos canais de comunicação (Whatsapp, Instagram, Facebook, Webchat, telefonia e Telegran).
Além disso, os atendimentos via chatbot realizados neste tipo de plataforma contribuem para que os clientes sejam atendidos a qualquer hora do dia, sete dias por semana. Seus condôminos não precisam mais ficar esperando horas para esclarecer uma dúvida ou ter acesso a algum serviço online relacionado ao condomínio.
Outra vantagem que podemos destacar no uso deste tipo de ferramenta são os relatórios gerenciais, que trazem para empresa uma visão quantitativa e detalhada de todos os atendimentos realizados num período, para que sejam aplicadas estratégias organizacionais sobre os dados analisados.
Portanto, se sua administradora está em busca de qualidade no atendimento dos seus condôminos, sem sobrecarregar sua equipe e prejudicar sua produtividade, precisa ter controle sobre sua experiência omnichannel.
4 – Aplicativo de leituras de água, gás e luz.
Para quem lida no dia a dia de uma administradora de condomínio sabe que um dos processos mais desgastantes são os lançamentos de leituras individuais de água, luz e gás das unidades.
Todos meses é necessário estar deslocando assessores para irem até os condomínios, anotarem manualmente as leituras e depois precisam replicar os dados no sistema de gestão da administradora.
Ter um aplicativo para este tipo de atividade, além de ser sinônimo de modernização, seu uso permite o cadastramento rápido dos consumos individuais de cada unidade, reduzindo tempo, otimizando o trabalho da equipe e reduzindo custos para execução deste processo.
5 – Área online para os clientes, via website e APP.
Hoje, vamos cada vez mais os clientes em busca de serviços na palma da mão. Uma empresa que oferece este tipo de solução rápida, fácil e cômoda se destaca no mercado, garantindo a sua fidelidade e atraindo novas oportunidades de negócios.
Mas a adoção deste tipo de tecnologia numa administradora de condomínios vai além das facilidades apresentadas aos condôminos.
Oferecer serviços online aos condomínios é fundamental para reduzir a quantidade de chamados realizados pelos clientes, como uma segunda via de boleto, uma prestação de contas mensal, uma negativa de débitos ou reservar uma área comum do condomínio.
Desta forma, sua equipe fica mais livre para realizar outras atividades, que realmente necessitem de mais esforço.
Equipes de alta performance tem uma capacidade de fazer muito além do esperado, entregando os melhores resultados e superando expectativas.
Portanto, as administradoras de condomínio que almejam crescimento e sucesso na sua gestão devem fazer esforços constantes e investir em recursos que ajudam no desenvolvimento do seu time.
