A emissão de notas fiscais faz parte da rotina das empresas, e é importante saber a hora de automatizar a emissão das NFe, pois pode trazer inúmeros benefícios para o seu negócio.
Se você quer reduzir custos, o caminho é automatizar a emissão de notas, pois caso a emissão seja manual, é preciso ter alguém que trabalhe apenas na emissão das notas, para manter o setor organizado e deixar as emissões em dia.
A chance de erros automaticamente diminuem, notas fiscais erradas geram penalidades para a empresa, e o melhor, os clientes também são beneficiados com maior rapidez no processo de compra.
Por que não emitir nota fiscal de forma manual?
Estamos falando aqui de um serviço que é recorrente, então, a empresa precisa emitir uma nota fiscal de serviço (NFs) para cada assinante, uma vez no mês.
O objetivo das empresas com esse modelo de negócio é crescer cada vez mais, ter mais assinantes, sem aumentar a demanda de trabalho, afinal o produto já está pronto, ou seja, o software.
Caso sua empresa tenha 2.000 assinantes, como fica a emissão das notas?
Você tem que emitir 24.000 notas fiscais em um ano!
Esse trabalho exige muito tempo, e podem acontecer muitos erros, e consequentemente, problemas com o fisco.
Portanto, gerar notas fiscais manualmente, não é uma boa opção.
Qual a solução?
A melhor maneira de solucionar esse problema, é a automatização das notas.
Você precisa ter em mente o seguinte pensamento: para emitir 10 notas deve ter o mesmo esforço humano para emitir 20 mil notas.
Com a emissão automática das notas, além de reduzir custos, tempo, você vai ter uma segurança muito maior.
O que é a automatização da NFe?
A automatização das notas é feita através de um software, que vai otimizar o processo da emissão.
Antes o processo era demorado, agora passa a ser mais ágil, proporcionando para a empresa maior produtividade.
O software vai fazer a coleta de dados necessários para o documento na hora em que a venda é feita, ele vai calcular os tributos da transação, envia a NF e faz a validação eletrônica.
A nota fiscal é um documento fundamental no dia a dia das empresas.
Mas, como saber quando devo automatizar minhas notas?
São vários fatores que devem ser analisados, vamos listar alguns deles, como:
Quantidade de notas emitidas por dia
Se a sua empresa emite mais de 6 notas por dia, é uma boa hora para automatizar.
Pense no que pode acontecer, que foge do seu controle, que causam atrasos na emissão.
Por exemplo: instabilidade nos servidores de prefeituras e órgãos fiscais, dados específicos para cada nota, envio para cada cliente, etc.
A automatização vai fazer todo esse trabalho, tornando mais prático, seguro, pois o software vai coletar os dados, fazer a validação da nota e enviar.
Funcionário exclusivo
Os empreendedores sabem o quanto é importante reduzir custos para focar em outros em outras atividades que necessitem mais esforço.
Você tem um funcionário exclusivo para gestão das notas?
Contabilidade e gestão
Toda empresa precisa estar em dia com a gestão das notas e permitir acesso facilitado dos seus documentos fiscais.
Um dos problemas mais comuns, acontece que a emissão da nota nem sempre acontece no mesmo ambiente da compra, pois temos diversos meios de pagamento, surgindo dificuldades na emissão em decorrência da divergência das informações de meios de pagamentos distintos.
No que tange a contabilidade, automatizar as notas é um meio de facilitar ao contador o acesso aos documentos fiscais de forma mais eficiente, tornando melhor a comunicação entre os objetivos financeiros e as necessidades fiscais da sua empresa.
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