Ei, você aí fazendo a prestação de contas dos seus condomínios de forma manual, sabia que já é possível automatizar este processo? Hoje no mercado, com o auxílio de um software de gestão condominial, as administradoras já podem contar com uma ferramenta chamada “pasta digital”.
As pastas digitais são uma solução que veio para ajudar os gestores a organizar todas as informações a respeito da gestão e da vida financeira do condomínio, reunindo todos os documentos necessários em um único arquivo, acessível de forma online pelos síndicos e condôminos. Quando se fala em transparência e confiabilidade este recurso tornou-se o maior aliado.
Quer saber um pouco mais sobre as vantagens que esta ferramenta pode trazer para sua imobiliária, então confira o post que elaboramos para você!
Vantagens das pastas digitais
A transformação digital é um fato que abrange todos os setores da economia mundial. Com uma rotina cada vez mais atribulada, com novas demandas surgindo, o mercado imobiliário também necessitou contar com recursos para modernizar e automatizar alguns processos burocráticos, que demandam horas de trabalho dos seus funcionários.
Para facilitar a prestação de contas dos condomínios, foram desenvolvidas as pastas digitais, tornando o processo mais ágil e eficiente.
Prestação de contas a qualquer hora
A prestação de contas de um condomínio é uma obrigação legal, prevista no código Civil, artigo 1.348, onde compete ao síndico prestar contas à assembleia, de forma anual ou quando exigidas.
Esta prestação de contas pode acontecer nas reuniões condominiais, mensalmente, onde os integrantes do conselho, juntamente com o síndico, podem estar averiguando todas as despesas e receitas e então, conduzindo de forma mais eficiente a empregabilidade dos recursos financeiros do condomínio.
Para fazer esta conferência mensal é necessário apenas que a Administradora disponibilize cópia de todos os documentos comprobatórios.
Com o auxílio de um sistema de gestão, como o SAMI, as pastas de prestação de contas ficam acessíveis a todos os interessados: conselho, síndico e condômino, a qualquer hora, sem precisar aguardar por uma assembleia, para poder realizar a conferência dos documentos fiscais.
Otimização do tempo
Tendo em vista os diversos serviços realizados, diariamente, dentro de uma administradora de condomínios, a otimização do tempo e eficiência nos trabalhos realizados se torna essencial. Por isso sabemos que a utilização de ferramentas digitais, atualmente, tem se tornado indispensável.
Através dos meios digitais conseguimos otimizar o tempo de tarefas que levariam muito tempo sendo realizadas de forma manual.
Imagine reunir cópias dos extratos bancários, balancetes, planilha das receitas mensais, relatório de inadimplência, planilhas de água, de gás e imagem de todas as contas pagas ao longo do mês. Antes, este processo poderia levar horas, ou até mesmo dias, agora pode ser realizado facilmente, em questão de segundos, com apenas um comando no sistema.
Transparência na administração
Uma das grandes dificuldades enfrentadas pelas administradoras e síndicos, na gestão dos condomínios é mostrar transparência dos processos realizados para todos os condôminos.
Não é incomum a reputação deles serem colocadas a prova. Tratar com dinheiro alheio é sempre uma tarefa delicada, que pode trazer muita dor de cabeça.
Por este e outros motivos, é preciso mostrar o máximo de esclarecimentos e documentos, para não deixarem surgir dúvidas e suposições a respeito da idoneidade.
As pastas digitais vêm para auxiliar a sanar esta adversidade, pois elas são geradas mensalmente, o que facilita a comparação entre receitas e despesas e a comprovação de todos os pagamentos realizados.
Organização da prestação de contas
A prestação de contas é um assunto de extrema importância para gestão condominial. Sua organização, clareza e disponibilidade auxiliam nas tomadas de decisões.
Mais do que uma obrigação legal, a prestação de conta, através das pastas digitais, são uma excelente oportunidade de apresentar um trabalho que preza pela integridade, eficiência e transparência.
Agora que já conhece as vantagens que as pastas digitais podem trazer para sua administradora, aproveite e venha conhecer esta e outras ferramentas que o SAMI ERP tem para modernizar sua rotina e aprimorar seus negócios.
