Muitas imobiliárias atualmente, não apenas trabalham com vendas e administração de bens, alugando imóveis, mas também trabalham a administração dos condomínios, onde estão alugados muitos dos imóveis de sua carteira, passando então a administrar as locações de apartamentos existentes nos condomínios e os próprios condomínios, havendo a necessidade de integração locação e condomínio num ERP imobiliário que seja utilizado pela imobiliária.
A gestão das locações e dos condomínios é realizada por departamentos distintos na qual cada um faz a sua parte necessitando a locação ter os valores emitidos pelos condomínios para inclui-los nas cobranças de aluguel e assim cobrar estes valores, nos boletos de locação ou recibos de proprietários, nos casos em que faz a administração dos prédios e de apartamentos de aluguel neles existentes.
Locações em prédios administrados por terceiros
Nos casos em que os apartamentos de alugueis das imobiliárias estão em prédios geridos por outras administradoras, ou seja, locações em prédios administrados por terceiros, a imobiliária precisa receber as cobranças de condomínios das outras administradoras para efetuar a cobrança em seus boletos de aluguel. Quando a cobrança do condomínio não é recebida em tempo hábil para lançamento na cobrança do aluguel, uma prática muito comum é cobrar o mesmo valor do mês anterior e ao receber a cobrança do condomínio, sendo este valor maior é cobrada a diferença de condomínio ou sendo o valor menor é efetuada uma devolução de condomínio.
Em um volume muito grande de lançamentos este trabalho torna-se árduo e exige um controle paralelo muito grande, abrindo muita margem para erros, quando não há uma automação de integração locação e condomínio num ERP imobiliário, assim como a do SAMI ERP++, que ao ter o boleto de locação emitido sem que tenha sido efetuada a entrada da conta do condomínio para o imóvel, cobra o mesmo valor do mês anterior e após isso, quando a entrada da conta é realizada, automaticamente calcula o valor da diferença ou devolução e lança para a cobrança do mês seguinte, distinguindo aquilo que é devido pelo proprietário, lançando em seu recibo ou aquilo que é do inquilino lançando no boleto de locação, automatizando assim este processo de forma precisa e automática.
Processo de integração locação e condomínios
Para usuários do SAMI ERP++ a gestão das locações de imóveis existentes em condomínios administrados pela mesma administradora torna-se um processo mais automatizado ainda, garantindo a acuracidade do processo e evitando erros de lançamentos realizados manualmente pelos usuários, pois os valores gerados no departamento de condomínios no cálculo da emissão, após parametrização dos imóveis, relacionando-os com as unidades dos condomínios, ao efetuar o processo de integração dos condomínios próprios com a locação estes valores são automaticamente transferidos para os lançamentos de seus respectivos imóveis com intervenção humana apenas para realizar o processo que também faz os lançamentos dividindo o que é de responsabilidade do proprietário ou do inquilino de acordo com a configuração de cada histórico padrão.
Este processo todo ainda é complementado pela baixa dos pagamentos das cobranças de condomínios que foram integrados com a locação realizando os lançamentos necessários, tanto em conta corrente de condomínios quanto de locação, fazendo também a emissão dos relatórios necessários para a conferência do processo realizado e todas as integrações efetuadas na integração, podendo-se verificar nestes documentos todos os imóveis e unidades dos condomínios e os valores lançados para os proprietários e inquilinos.
A importância da automatização da integração da locação com os condomínios
A necessidade da precisão dos lançamentos mostra a importância da automatização da integração locação com os condomínios devido à complexidade do processo que deve ser realizado com precisão máxima, tendo em vista que procedimentos manuais propiciam uma margem muito grande para erros que podem deixar de fazer lançamentos de cobranças importantes, lançar indevidamente cobranças de locatários para locadores ou vice-versa ou até mesmo lançando em conta corrente valores que não refletem a realidade das cobranças, comprometendo a confiança do trabalho realizado pela imobiliária.
Todos os argumentos apresentados demonstram a necessidade e a importância de integração locação e condomínio num ERP imobiliário que possua um bom programa que efetue a transferência dos valores da emissão dos condomínios em que haja unidades próprias para a locação, no qual as unidades “próprias” correspondem aos imóveis com administração condominial e locatícia na própria Administradora.
A escolha de um bom ERP imobiliário
Diante da importância da integração locação e condomínio num ERP, faz-se necessária a escolha de uma ferramenta que atenda aos dois seguimentos de administração, locação e condomínios, além de da existência além do próprio programa de integração e seja de fácil manuseio, emita os relatórios necessários, fazendo lançamentos de forma confiável, possua todos os parâmetros exigidos para uma boa integração, fazendo todo o processo com a precisão necessária para que seja obtido o resultado esperado.
No SAMI ERP++, este processo é utilizado por muitas imobiliárias que tradicionalmente o fazem com segurança, confiabilidade e precisão que o mercado exige trazendo para seus usuários a facilidade de realizar uma prática fácil e rápida.
Para facilitar ainda mais o processo, o SAMI ERP++ tem a necessidade de preenchimento de poucos campos em função de uma parametrização prévia completa, que facilita a integração entre locação e condomínio e agiliza esta rotina que dentre tantas necessárias mensalmente, torna a integração um processo que precisa, assim como outros, ser feito de forma automatizada e tranquila com a certeza de que o resultado será preciso para que se siga adiante nas demais rotinas.
Outro ponto importante no processo de integração locação e condomínios é a precisão dos lançamentos efetuados em conta corrente e nos recibos de cobrança e repasse, que devem ser minuciosamente corretos, cobrando corretamente o que deve ser cobrado e devolvendo o que deve ser devolvido, pois estes valores influenciam não só nos resultados da imobiliária, mas como também na confiabilidade dos clientes, pois todo o trabalho deve ser feito visando sempre o resultado de excelência ao cliente final da imobiliária que são seus condôminos, locadores e locatários.
