A administração de um condomínio não é uma tarefa muito simples, pois a rotina é bem extensa e necessita de conhecimento técnico em diversas áreas.
No post de hoje vamos falar um pouco sobre as funções que uma administradora de condomínio desempenha no dia a dia e como ela pode ajudar o síndico nas responsabilidades que ele tem dentro de um condomínio.
A administradora é preposta do síndico e tem como objetivo atender as demandas e expectativas dos moradores, a fim de viabilizar os desejos da coletividade. Para isso, auxilia e orienta o síndico no exercício das atividades administrativas e cotidianas do empreendimento, pois ele é o responsável legal e mandatário das decisões de acordo com a Convenção de Condomínio. Ela tem o dever de orientar sobre os aspectos legais, contabilizar receitas e despesas, elaborar as folhas de pagamento dos funcionários, emitir e distribuir os boletos das taxas condominiais, elaborar as prestações de contas e assessorar assembleias. É muito grande a utilidade da administradora na gestão do condomínio. Com a administradora o síndico tem um departamento pessoal e de recursos humanos para recrutar e fazer a folha de pagamento mensal dos funcionários, um setor de contabilidade e financeiro para a gestão das receitas, despesas e deveres tributários. Assim a administradora pode ser compreendida como um serviço coletivo, que proporciona suporte à atividade condominial, custo-benefício, e garante o apoio necessário para manter essas rotinas sempre em ordem.
A atividade condominial exige diferentes habilidades, assim é necessário que a administradora tenha profissionais de diferentes formações. Com isso, a estrutura deve conter equipes especializadas em: departamento pessoal, recursos humanos, contas a pagar, gestão de tributos, contabilidade, finanças, controladoria, etc.
É comum que o profissional responsável pelo atendimento direto ao condomínio, principalmente ao síndico, tenha um pouco de cada uma das habilidades comentadas, a fim de assessorar os condôminos, principalmente em assembleia.
O relacionamento com todos os moradores é essencial para gerar a confiabilidade necessária e exigida pelo mercado. Estando certo de que essas exigências são cada vez maiores, o atendimento de uma boa administradora deve ser realizado por diferentes canais, como:
Sistemas on-line
Meios pelos quais os condôminos possam emitir os boletos das taxas condominiais, bem como acompanhar a vida financeira do condomínio. Serviços de reservas de espaços, atualizações cadastrais, envio de comunicados e disponibilização dos documentos mais importantes também são essenciais;
Central de atendimento telefônico
Canal pelo qual os mesmos serviços on-line deverão ser prestados aos moradores mais conservadores, os quais não utilizam canais virtuais;
Comunicações escritas
Manter os moradores cientes dos acontecimentos periodicamente é importantíssimo para o engajamento da coletividade. Uma boa administradora precisa ter um departamento especializado em revisão de texto, a fim de gerar comunicações eficientes e sem erros.
A profissionalização e impessoalidade exercidas pela administradora de condomínios proporcionam a oferta de serviços mais qualificados aos moradores, com diferenciais a serem exigidos de uma boa administradora, que são:
- Tempo de mercado;
- Atendimento personalizado;
- Baixo número de clientes por carteira;
- Estabilidade financeira;
- Central de Atendimento aos condôminos;
- Setor de Comunicação para revisão dos comunicados internos e atas;
- Atendimento on-line para acessos de: Segunda via de boletos, Convenção de Condomínio, Regimento Interno, Comunicados, Apresentações financeiras, Prestação de contas on-line, reservas de espaços comuns, etc.;
Viu só? Não é tão simples gerir um condomínio, por isso, na hora de contratar uma administradora é importante verificar as qualificações perante o mercado, se é uma empresa competente, quantos anos está atuando nesse setor.
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