Fazer uma boa administração de condomínio não é uma atividade fácil, são muitos itens para a manutenção, atividades operacionais, gerenciamento de colaboradores, administração e contabilidade. Da mesma forma, o síndico deve estar sempre atento e preparado para regular o bem-estar e o ótimo relacionamento entre os seus condôminos.
Fizemos para você esta lista com 5 dicas para realizar uma boa administração, esta lista ajudará a melhorar a qualidade da administração do condomínio, gerando economia e oferecendo mais conforto para os moradores.
Seja paciente
Ser paciente é fundamental para todas as tarefas da vida, especialmente para desempenhar atividades que contém opiniões e necessidades de outras pessoas. Trata-se de prestar as funções com ética, sendo firme e justo nas suas decisões, destinando-se o que é melhor para os moradores. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos graves.
Outra dica é sempre comunicar os condôminos sobre as regras do condomínio. Seja sempre calmo e pacato ao tratar com os moradores sobre o que é certo e o que é errado.
Independente de qual for a situação, nunca tome atitudes com a cabeça quente.
Manter a calma irá ajudar muito a administrar ocasiões que requerem sensatez.
Deixe organizado o seu setor administrativo
Fazer a administração de finanças é algo complicado, principalmente quando você é responsável pelo financeiro de outras pessoas. Por isso, é preciso estar em dia com a parte financeira. Ainda por cima, deve-se acertar as seguintes linhas:
- Salário dos funcionários;
- Contas de água e luz;
- Impostos e taxas;
- Fornecedores.
Além do dinheiro, o administrador precisa ficar sempre alerta sobre problemas administrativos, como:
- Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;
- Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;
- Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;
- Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo para com o prédio.
Contrate serviços para a manutenção do prédio
As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados. O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços. Ele deve:
- Acompanhar o andamento de obras realizadas no condomínio;
- Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;
- Cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.
No caso das obras, exija que a empreiteira identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.
Conte com assistência jurídica e contábil
O condomínio deve contar com a assistência de um advogado e um contador para que o administrador evite quaisquer problemas em relação ao setor jurídico quando for representar o prédio.
Do mesmo modo, a assistência jurídica é fundamental para recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e contribuição sindical. Também auxiliam no fornecimento das diretrizes do CAGED e RAIS para a Receita Federal e Ministério do Trabalho.
Prestação de contas
É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa prática deve ser obrigatória e periódica. O síndico deve ter tudo organizado e transparente para os moradores. Assim é dever ter:
- Caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca deixando-o no vermelho;
- Propor soluções para acabar com a inadimplência dos moradores;
- Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de realizar algum tipo de serviço no prédio;
- Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa.
Ser Síndico é uma tarefa para poucos
Se você é síndico, tenha orgulho do seu papel. É uma função cheia de desafios, o administrador é responsável pelos haveres de muita gente bem como o bem-estar de todos os moradores.
Agora que você conheceu as dicas que todo o administrador de condomínio deve saber, aproveite para conhecer o SAMI ERP++ e conte com o software mais completo do mercado imobiliário, com todas as informações atualizada da sua gestão em tempo real.
