Uma das tarefas mais importantes que é delegada ao síndico do condomínio é a assembleia do condomínio.
As reuniões precisam ser bem construtivas e proveitosas, para que os resultados apareçam.
Os moradores devem conhecer bem as regras de onde moram, e o síndico conhecer bem as demandas do local.
Hoje vamos dar algumas dicas que podem ajudar os profissionais da área a tornar as reuniões mais atrativas e produtivas.
Boa leitura!
Como deixar a sua reunião de condomínio mais produtiva
As reuniões do condomínio são feitas para todos os moradores participarem, pois muitas decisões são tomadas e é necessário que todos estejam de acordo, mas nem sempre todos são favoráveis, muitos fazem cara feia e não querem participar, dizendo ser uma enrolação.
O síndico pode tornar essas reuniões mais práticas e objetivas, fazendo com que as decisões, que em muitos casos precisam passar por uma aprovação dos condôminos, sejam feitas com menos enrolação.
Os condôminos precisam participar das reuniões
Colar lembretes pelas as áreas internas do condomínio, ou observações, com dizeres: “ A sua presença na reunião é indispensável para o bom funcionamento da nossa moradia”, é uma forma de chamar a atenção dos moradores.
Outro recurso que pode ser usado, é o envio de mensagem via WhatsApp, criar um grupo geral do condomínio para esses avisos e alertas.
Com essas estratégias, os moradores terão em suas mãos a data, o horário e o tempo de duração da assembleia, o que pode aumentar as chances de todos participarem.
Lembrando que de acordo com a convenção de condomínio, os condôminos devem ser avisados com 10 dias de antecedência da reunião, e fazer lembretes durante esse período.
Planejar as pautas a serem abordadas
Para que a reunião ocorra de forma clara e objetiva, as pautas devem ser planejadas.
A pauta deve constar em edital, é obrigatório, assim sendo, tudo que for debatido e não estiver no edital, que na realidade é a pauta, não terá validade, e pode ser impugnado por qualquer condômino que não concorde.
Na pauta, devem ser elencados todos os assuntos da reunião, um horário pré definido de duração para falar sobre cada item.
Caso haja muita pauta a ser discutida em uma reunião, sugere-se que seja feita uma divisão nesses assuntos, para que não se torne tão extensa uma reunião apenas.
Os assuntos podem ser separados por ordem de importância.
Informar as pautas com antecedência aos moradores
Para que todos tenham conhecimento dos assuntos que serão tratados na reunião, é obrigado a ter um informativo interno para ser enviado aos condôminos por meio de dispositivos digitais como , e-mail, WhatsApp, ou então pelo aplicativo do condomínio.
Nos informes, podem ser anexados às previsões orçamentárias disponíveis a serem utilizadas em novos projetos do condomínio.
Ler a ata da assembleia anterior
O síndico normalmente faz a leitura da ata anterior, a intenção é ratificar, deixar bem claro o que foi decidido na última reunião.
Caso o síndico não faça a leitura, a mesa mediadora pode fazer, deixando claro para os moradores que não pode alterar o que foi decidido, apenas ratificar o conhecimento de todos.
Eleger uma mesa mediadora
Logo após a abertura da reunião, o síndico propõe a composição da mesa mediadora.
Inicialmente, é escolhido o presidente da mesa, logo depois ele nomeia um secretário para redigir a ata e conduzir a reunião.
Criar algumas regras para a reunião
Para que a reunião saia de forma adequada, é necessário criar um protocolo de reunião, definir algumas regras objetivas e deixando bem claro como a reunião vai se desenrolar.
Essa é uma estratégia importante, pois ajuda a manter o foco da reunião, evitando que surjam assuntos paralelos desvirtuando o assunto central.
Alguns parâmetros que podem constar no protocolo:
Manter os celulares desligados ou no modo silencioso durante toda a reunião;
- Não causar interrupções de manter os celulares desligados ou no modo silencioso durante toda a reunião;
- Não causar interrupções de fala;
- Levantar a mão para solicitar a palavra;
- Estabelecer um limite de fala para cada participante;
- Exigir o respeito entre os condôminos;
- Não discutir questões pessoais;
- Levantar a mão para solicitar a palavra;
- Estabelecer um limite de fala para cada participante;
- Exigir o respeito entre os condôminos;
- Não discutir questões pessoais;
Garantir o quórum
Para garantir que as decisões tenham valor, a votação deve ter o quórum mínimo dos participantes presentes.
Para que evite desânimo dos moradores, a reunião tem que ser algo dinâmico, que desperte o interesse dos condôminos.
Uma dica é oferecer comes e bebes na reunião, se as pessoas saem do trabalho para reunião, vai ser mais fácil reunir uma quantidade de pessoas para que a reunião seja satisfatória.
Transparência na reunião do condomínio
A transparência na gestão do síndico é a chave para o sucesso, garantindo a qualificação por parte dos moradores.
Sempre levar todos os documentos juntos para a reunião, para não deixar nenhum morador com dúvida.
Dessa forma a reunião se torna mais dinâmica e eficaz.
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