5 dicas para ser um administrador de condomínios de sucesso

Ao longo destes 12 anos de estrada trabalhando entre Administradoras e a Sami sistemas, principalmente enquanto faço demonstrações e realizo as vendas do sistema SAMI, observo a preocupação de profissionais experientes no ramo de administração de condomínios e também as dúvidas daqueles que estão iniciando. A cada venda que concretizo, fica mais evidente que posso aliar meu conhecimento com o dos clientes há tempos nesta estrada, e auxiliar os que começam este caminho. Deste pensamento, surgiu a ideia de apresentar algumas dicas que considero essenciais para o negócio. Assim, se você quer abrir uma administradora de condomínios ou melhorar a qualidade do serviço que você presta, aqui vão alguns conselhos:

1 – Transparência na prestação de contas faz toda a diferença!

Na minha opinião um dos grandes diferenciais no mercado atual. Boa parte da população, incluindo seu cliente, está o tempo todo conectado na internet e acostumado com a praticidade de ver todas as informações necessárias na tela do seu computador e de seu telefone: consulta diariamente seu saldo, faz compras, realiza transferências, etc… imagine agora que o seu cliente tenha acesso aos provisionamentos das contas a pagar, do extrato da conta corrente com imagem das despesas para visualização, do total da receita de boletos emitidos dentro do mês, de um extrato comparativo para avaliação dos custos do condomínio com determinada despesa. Esses e muitos outros recursos tornam muito mais funcional e acertada a tomada de decisões por parte do síndico e dos seus conselheiros além de transparecer total credibilidade por parte da sua administradora!

2 – Utilize todos os recursos para auxiliar o dia a dia do condômino

Um desses recursos é o site da sua administradora. Lembra que falamos sobre os clientes estarem conectados? Seu site também deve ir por este caminho. Hoje em dia muitas administradoras contratam serviços de terceiros para oferecer aos seus condomínios recursos como reserva de salão de festas, livro de ocorrência digital, assembleia virtual e muito mais. Porém o serviço prestado precisa ser confiável e toda comunicação precisa estar alinhada com o seu sistema para que não haja nenhum conflito.  É muito importante o condômino conseguir se auto gerenciar naquilo que compete ao seu condomínio, pois evita que ele faça contatos desnecessários com a administradora.

3 – Tenha um ótimo escritório de cobrança

Muitas administradoras são reconhecidas por recuperar condomínios em má situação financeira. Conheço algumas destas administradoras e seu do benefício e credibilidade que esta fama traz. A comunicação entre a administradora e o escritório deve ser muito eficiente, desde a criação de estratégias para evitar a inadimplência no condomínio através de regras nas assembleias e convenções, até a execução da cobrança de forma ágil para que o condomínio evite ter a tão inesperada CHAMADA EXTRA. Acredite, os seus clientes vão ficar eternamente agradecidos.  A cobrança da inadimplência beneficia a todas as partes: o condomínio por poder pagar as contas ou investir o saldo recuperado; o síndico por poder prestar contas sem grandes inadimplentes, e a administradora por ter credibilidade de um serviço muito bem prestado.

Mas caso você faça de tudo para evitar a inadimplência e ainda sim um de seus clientes se encaixar nesta condição, não se assuste! Hoje temos no mercado algumas Fintechs que disponibilizam empréstimo para condomínios utilizando como garantia sua própria receita mensal, tudo isso – claro – regulamentado pelo banco central e dentro da lei.

4 – Atente para os compromissos obrigatórios dos condomínios

Essa é mais uma das preocupações permanentes na cabeça dos administradores. Prazos, burocracias, rotinas. Tente esquecer um desses compromissos e você terá um batalhão de condôminos atrás de você para reclamar. Esteja ligado nas principais obrigações:

Incêndio: PPCI, treinamento anual da brigada de incêndio, revisão/recarga de extintores, verificação de mangueiras de incêndio;

Funcionários: RAIS, Contribuições Sindicais, encargos (FGTS, INSS, PIS), DIRF;

Infraestrutura: Seguro predial, laudo das instalações elétricas, limpeza e revisão bacteriológica das caixas d´água, manutenção de elevadores, vistoria da rede de gás, desinsetização e desratização.

5 – E como organizar todas essas dicas de forma prática?

A resposta é: SAMI ERP! O ERP completo da Sami Sistemas.

Atualmente nossa ÁREA DO CLIENTE foi meticulosamente desenvolvida para que o condômino realmente tenha todas as informações do seu condomínio na palma da sua mão, e temos todo o cuidado para que a comunicação entre o sistema SAMI ERP e o CLIENTE ONLINE dos seus clientes seja em tempo real.

Vou listar abaixo mais alguns recursos além de todos os citados em meu texto:

• Portaria online (Comunicação entre o condômino e porteiro para liberações de acessos e muito mais);
• Pasta digital com as imagens das despesas e extratos montados exatamente como se fossem uma pasta física de prestação de contas e com possibilidade de serem aprovadas ou solicitadas revisões;
• Reservas de áreas comuns, com inclusão de cobranças de taxas; 
• Assembleia virtual; 
• Classificados internos entre os condôminos;
• Busca de prestador de serviços oferecidos pela administradora;
• Canal de comunicação interno e com a administradora: ocorrências, manutenções, etc.;
• Leitura de GÁS e ÁGUA através do celular com comunicação em tempo real com o sistema SAMI na imobiliária;
• Aos síndicos, reservamos os relatórios de inadimplência completo com a possibilidade de a administradora cadastrar toda a comunicação que houve para cobrança daquela unidade.