4 dicas incríveis para otimizar a administração do condomínio

Fazer a gestão de um condomínio significa cuidar de tudo que envolve um condomínio, assembleias, cuidar dos funcionários, ajudar os moradores, resolver conflitos. 

A administração do condomínio inclui uma série de tarefas e de responsabilidades que exigem do gestor atenção constante. Por isso, no post de hoje vamos apresentar 4 dicas incríveis que ajudarão a otimizar o seu trabalho, aumentando a satisfação do cliente e a qualidade do condomínio que você administra.

Acompanhe!

1. Administre como uma empresa

Ainda que não tenha fins lucrativos, um condomínio é uma pessoa jurídica e deve ser administrado como tal. Portanto, cabe ao gestor manter a máxima organização em todos os setores, o que é indispensável para trabalhar com eficiência.

Portanto, mantenha um rígido controle financeiro e contábil, garantindo completo domínio sobre o fluxo de caixa e sobre as obrigações fiscais do condomínio. Mantenha o mesmo rigor na administração dos recursos humanos.

É necessário ter conhecimento em diversas áreas para conseguir administrar um condomínio de forma efetiva, todo mês tem que fazer a prestação de contas, são muitos itens, faça um checklist para não esquecer de nenhum compromisso.

Nesse sentido, cuide para que cada funcionário exerça somente as funções para as quais foi contratado e para que ele cumpra rigidamente a escala de trabalho. Isso ajuda a evitar problemas trabalhistas.

Na administração do condomínio é conveniente a assessoria de advogados e contadores, profissionais que são muito úteis para manter todas as questões em ordem, evitando contratempos na Justiça ou o descumprimento de obrigações de qualquer natureza.

2. Seja transparente

A transparência nas ações é um pré-requisito na administração do condomínio. Com ela, é possível manter os condôminos cientes sobre todos os passos administrativos, o que contribui para que haja um comprometimento coletivo com as ações do gestor. Além disso, as dúvidas relacionadas aos procedimentos e aos resultados alcançados diminuem.

Portanto, além de cumprir a obrigação de apresentar os balanços nas reuniões de condomínio — o que é indispensável para demonstrar que o serviço de gestão vem sendo prestado com eficiência e lisura — cuide para que essa informação fique à disposição dos condôminos. Para tanto, você pode enviá-las por e-mail e fixá-las no quadro de avisos, por exemplo.

Da mesma forma, divulgue todos os atos administrativos, as pautas de reuniões e as datas nas quais elas serão realizadas. Assim você conseguirá manter a clareza e estimular a colaboração e a participação dos condôminos.

3. Valorize os relacionamentos

O bom gestor de condomínio investe permanentemente em duas frentes de relacionamentos. Por um lado, ele mantém abertos os canais de comunicação com os condôminos, o que é necessário para receber demandas, reclamações e sugestões e também para avaliar o nível de satisfação com a qualidade dos serviços prestados.

Por outro, o gestor precisa estar em contato permanente com a equipe de funcionários, a fim de passar comandos e receber informações sobre cada setor.

Vamos citar algumas dicas para você melhorar o relacionamento:

• Crie meios de comunicação com os moradores, podem ser grupos de whatsApp.
• Importante incentivar a participação em reuniões de assembleia, faz bem as pessoas se envolverem para uma mesma causa;
• Resolva os conflitos de forma amigável, não deixe um clima ruim afetar o ambiente;
• Incentive as pessoas a cuidarem do condomínio, manter as áreas limpas;
• Rever as taxas de condomínio para que diminua, isso faz com que os moradores se sintam valorizados e não esquecidos.

Agindo dessa forma é possível manter a gestão em sintonia com as necessidades do condomínio e dos condôminos e também com a atuação dos funcionários.

4. Invista em tecnologia

Presentes em todos os segmentos, a tecnologia permite que os processos sejam desenvolvidos de maneira mais precisa, garantindo ganho significativo em eficiência, ao mesmo tempo em que favorece a economia de recursos humanos e financeiros. Nesse aspecto vale observar que os investimentos feitos em recursos tecnológicos acabam sendo compensados em curto e médio prazo, tanto pelos benefícios alcançados quanto pela redução efetiva das despesas do condomínio.

Portanto, invista em equipamentos de segurança eletrônica -—câmeras, alarmes etc. — que ajudarão a preservar a integridade do condomínio. Aposte também em dispositivos e equipamentos que melhorem a eficiência dos processos e que proporcionem economia.

Por exemplo, o investimento em sensores de presença que atuam sobre a iluminação aumenta o conforto das pessoas, ao mesmo tempo em que evita que lâmpadas fiquem acesas o tempo todo, o que ajuda a economizar energia elétrica.

Invista também em tecnologia da informação, adquirindo um sistema de gestão de condomínio que seja capaz de gerenciar todos os setores. Com um bom sistema será possível manter absoluto controle sobre cobranças, contas a pagar, saldo do fundo de reserva, andamento de serviços de manutenção e reparos, gestão de pessoal e relacionamento com condôminos, além de uma série de outras tarefas que a administração do condomínio exige.

Seguindo essas dicas, você alcançará maior eficiência na sua gestão. Ficou com alguma dúvida? Quer compartilhar sua experiência? Deixe o seu comentário abaixo! Teremos satisfação em ajudar e queremos saber o que você pensa.