Como as administradoras de condomínios podem reduzir custos sem perder produtividade?

A redução de custos em uma administradora de condomínios, assim como em qualquer empresa independente de seu ramo de atividade, é uma medida necessária para atingir melhores resultados e pode ser alcançada com algumas atitudes muitas vezes simples de serem adotadas, reduzindo ou eliminando pequenos desperdícios, adotando melhores práticas e mudando rotinas, processos ou hábitos que geram este desperdício.

Para começar um trabalho de redução de custos na administradora é preciso fazer uma análise das rotinas, processos e hábitos, inclusive dos colaboradores que poderão surpreender os gestores com reduções significativas, gerando economia, mas é muito importante também pensar em como as administradoras podem reduzir custos sem perder produtividade, pois reduções muito impactantes podem refletir diretamente na produtividade da empresa, se não forem planejadas detalhadamente e nesta postagem estaremos sugerindo pontos estratégicos para redução de despesas de sua administradora.

Tarifação bancária e sua redução com o uso de Fintechs.

A FEBRABAN (Federação Brasileira dos bancos) como medida de segurança, iniciou a implantação de sua plataforma de cobrança em meados de 2017, concluindo a implantação no final de 2018, tornando obrigatório o registro de todas as cobranças bancárias e com isto veio também à tarifação destes registros, podendo ocorrer no ato seu registro, na baixa por liquidação o decurso de prazo, assim como tarifas de manutenção do registro no banco.

Toda esta tarifação onera muito a emissão de boletos, tornando-a não somente cara, como muito trabalhosa onerando também o tempo de quem gera arquivos para envios de remessa ou faz retornos de cobrança.

Com o uso de Fintechs os custos bancários se reduzem drasticamente tarifando a cobrança somente em sua liquidação, por taxas mais baixas que as praticadas pelos bancos tradicionais e ainda aumentando a produtividade do departamento financeiro que deixa de manipular arquivos, tem seu registro interbancário realizando imediatamente, otimizando também o retorno da cobrança que se torna automatizada, baixando os pagamentos, lançando-os nos extratos para as administradoras que utilizam o sistema SAMI e faz suas emissões através do banco digital ZOOP.

Digitalização de documentos.

Na era da transformação digital em que estamos vivendo a digitalização de documentos é uma prática indispensável para reduzir o uso de papel, espaço para armazenamento de inúmeras cópias que são realizadas desnecessariamente, gerando custos que podem ser reduzidos além de proporcionar aos condôminos o acesso a documentos antes disponíveis apenas na pasta física que pode ser disposta em um cliente online, como o da Sami Sistemas, onde se pode ter na palma da mão documentos como atas, regulamentos, convocações e boletos que normalmente são solicitados à administradora que tem custos com a emissão destes documentos para entrega a seus clientes.

A digitalização dos documentos e sua disposição no cliente online proporcionam não apenas redução de custos, como produtividade de tornar este documento público, reduzindo demandas de atendimento e ainda reduzindo a emissão de papel, colaborando assim com o meio ambiente, gerando o uso consciente deste recurso.

A transparência da prestação de contas com os síndicos e condôminos que além de ser uma obrigação legal é outro ponto positivo da digitalização dos documentos e sua divulgação online junto a lançamentos dos extratos e balancetes, além de uma pasta digital que pode ser acessada através de qualquer dispositivo, sem a necessidade de recolhê-la na administradora para conferências.

Ferramentas on-line

Assim como a digitalização de documentos e sua disponibilização em uma área do cliente onde estes documentos e prestações de contas podem ser encontrados, ao disponibilizar de todos os serviços possíveis de forma automatizada, como envio de cartas de cobrança, reservas de áreas comuns do condomínio, registro de ocorrências, assembleias on-line e muitos outros acessíveis ao cliente de forma on-line e em aplicativos para dispositivos móveis, reduz em muito o atendimento presencial dos clientes na administradora, maximizando o tempo dos colaboradores que ao terem mais tempo para exercer suas tarefas evitam a necessidade de horas extras para concluir atividades com prazos definidos, podendo também prestar um melhor serviço e atendimento e também buscar novos clientes aumentando a carteira de clientes da administradora, trazendo mais receita para a administradora.

Adesão a um ERP de gestão condominial

Para realizar toda automatização e disponibilização de documentos digitalizados e ofertar serviços on-line para maximizar o tempo dos colaboradores, além de emissões através de fintechs e apresentar aos condôminos e clientes da administradora inovações tecnológicas para facilitar o acesso às informações e o relacionamento com a empresa se faz necessário à adoção de um software de gestão condominial que disponibilize toda esta tecnologia.

A contratação de um sistema ERP passa a ser um investimento necessário para que menos colaboradores possam executar suas tarefas e atender um número cada vez maior de clientes, pois havendo um crescimento da empresa o volume da demanda tende a aumentar sendo indispensável a automatização dos processos para evitar um aumento da equipe de colaboradores na mesma proporção do crescimento, mas sim proporcionando aos colaboradores uma ferramenta que lhe permite gerir mais condomínios de uma maneira fácil, prática e intuitiva.